Le Principali attività legate al servizio di Conservazione Sostitutiva (Doc Master Legal):
- Ricezione dei flussi secondo le modalità tecniche definite con la cadenza concordata per le diverse tipologie di documenti (Giornaliera, settimanale, mensile).
- Elaborazione dei flussi documentali stabilizzati.
- Processo di conservazione sostitutiva come definito e prescritto nel Manuale della Conservazione Sostitutiva.
- creazione dei supporti a norma di legge secondo le specifiche tecniche.
- Rilascio di due copie dei supporti prodotti.
- Una copia per l'archivio del cliente.
- Una copia di back up del cliente.
- rilascio degli indici con i riferimenti della conservazione per i documenti soggetti (indice del media e posizione assoluta nel media), per aggiornare gli indici pubblicati on line nel sistema di Archiviazione Elettronica Centralizzata.
Delega di Responsabile della Conservazione Sostitutiva: - Il Responsabile rilascia il Manuale della Conservazione Sostitutiva, aggiorna costantemente il Manuale sia per le modifiche di processo, sia per le evoluzioni normative che dovessero intercorrere.
- Nomina i delegati operativi.
- Verifica periodicamente l'attività svolta dai delegati operativi.
- Verifica periodicamente la leggibilità dei media prodotti e custoditi dal cliente.
- Pianifica ed esegue visite ispettive, almeno trimestrali, per verificare che i processi descritti nel manuale siano puntualmente applicati.
- Assiste il cliente per tutti gli adempimenti burocratici connessi (Comunicazioni dell'Agenzia delle Entrate).
- Assiste il cliente in caso di verifica da parte dell'Amministrazione Finanziaria.