Business Process Improvement:

la soluzione che migliora l'efficienza dei processi aziendali

L'Azienda

Un società specializzata nella produzione e distribuzioni di prodotti per l’edilizia che opera a livello nazionale ed  internazionale. Si caratterizza per un elevato livello di servizio e soluzioni personalizzate, in conformità con gli standard sulla qualità, l’ambiente, la sicurezza e la responsabilità sociale d’impresa. 

L'esigenza

L’obiettivo del progetto era di trasformare delle informazioni non strutturate  (molteplici Fornitori con layout totalmente differenti) presenti all’interno di documenti (file), in informazioni strutturate su Data Base (dati)

La soluzione

La soluzione realizzata grazie alla versatilità e flessibilità dei nostri applicativi è stata organizzata nei seguenti punti:

  • Creazione di templates predefiniti che hanno permesso un inserimento guidato tramite form dei documenti necessari alla gestione del fascicolo offerta dei clienti.
  • Tramite la creazione di un apposito workflow autorizzativo digitale si è resa possibile la circolazione delle informazioni senza supporti cartacei (paperless solution) garantendo comunque il normale flusso approvativo.
  • Gestione dei flussi in uscita. Una volta approvato, il fascicolo viene inviato tramite e-mail direttamente al cliente.
  • Risposte al cliente. Se il cliente risponde alla e-mail quest’ultima viene archiviata e automaticamente associata all’offerta, con apertura di un task all’utente responsabile dell’inserimento dell’offerta stessa così da indicare l’esito finale.   

Benefici

  • Semplificazione ed Ottimizzazione del lavoro dei dipendenti.
  • Autorizzazione totalmente digitalizzata.
  • Introduzione di una soluzione “paperless” che ha portato una significativa riduzione dei costi di stampa e di gestione.
  • Invio automatico dei documenti con relativa tracciatura dei documenti gestiti ed inviati.
  • Riduzione tempi del ciclo approvativo.

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