Gestione Ciclo Attivo e passivo

invio bollette cartacee e invio solleciti pagamento

L'azienda

La Società fornisce sistemi di gestione e controllo che integrano dispositivi, reti, software e servizi con una chiara focalizzazione settoriale nel settore delle Multi Utilities per la gestione del servizio idrico integrato (acquedotto, fognatura, depurazione), distribuzione del gas, la vendita di energia elettrica e gas, nell’IoT, l’efficienza energetica, l’automazione degli edifici e dei processi dell’industria. La Holding controlla più di 20 Aziende collegate amministrativamente tra loro ed alcune centinaia di dipendenti dislocati in diverse sedi in Italia.

L'esigenza

L’azienda, a fronte della obbligatorietà della fatturazione elettronica, ha deciso di migliorare ed ottimizzare tutta la gestione del processo di fatturazione attiva e passiva sia B2B che B2C.In particolare – per il B2B – è stata integrata la funzionalità del gestionale di fatturazione aziendale con la Platform My Archive via webservices per la trasmissione in automatico delle fatture attive e la ricezione delle fatture passive tramite canale SDI. 

My Archive risulta essere il sistema documentale nel quale le fatture e le ricevute sono archiviate, registrate, gestite con inserimento del nr. e della data di protocollo, visualizzate da tutte le risorse autorizzate delle società del Gruppo e con cadenza periodica portate in Conservazione Digitale per garantire la validità, opponibilità ed esibizione in caso di necessità.

Per i Clienti B2C, è stato integrata la funzionalità del gestionale di fatturazione aziendale con la Platform My Archive via ftp per la trasmissione in automatico delle fatture attive cartacee da inviare a mezzo posta ordinaria.

Il Team Service CMT riceve quotidianamente il file contenente le fatture che sono importate automaticamente in My Archive, indicizzate – per la ricerca e visualizzazione da parte degli utenti autorizzati- e inviate per la stampa (a colori o in bianco e nero), l’imbustamento con apposizione dei dati di spedizione, recapito al cliente finale e controllo della corretta esecuzione dei flussi da parte del Service CMT e della società per il monitoraggio del buon esito del processo.

Successivamente, in caso di ritardi o di mancato pagamento delle fatture inviate, la stessa modalità sopra descritta viene utilizzata per l’invio cartaceo dei solleciti di pagamento sia via posta ordinaria che con raccomandata a/r.

Nel caso di invio a mezzo raccomandata, la lettera di sollecito viene tracciata fino al ritorno della ricevuta di consegna e tutti i documenti cartacei inviati e ricevuti sono archiviati in My Archive per la visualizzazione, gestione ulteriore, statistiche etc.

Anche questi documento so successivamente sottoposti a Conservazione Digitale.

Obiettivi

Snellire i processi riorganizzando le attività, condividere digitalmente i documenti elettronici fra le società del gruppo, migliorare i livelli di privacy e riservatezza delle informazioni, evitare il proliferare di stampe di cortesia, ridurre al minimo gli scambi e email con allegati per gestire i documenti aziendali legati a fatturazione elettronica, protocollo, fatturazione cartacea ed non avere archivi cartacei ingombranti con grane occupazioni di spazi.

Benefici

  • Integrazione automatica con sistema di fatturazione aziendale
  • Condivisione delle informazioni immediato tra le risorse delle diverse società del gruppo
  • Aumento della collaborazione tra risorse 
  • Governo dei processi e dei controlli sul buon esito delle comunicazioni
  • Tracciamento in tempo reale dei documenti
  • Miglioramento della sicurezza e riservatezza delle informazioni con la profilatura degli utenti
  • Dematerializzazione documentazione e conservazione digitale
  • Riconversione spazi dedicati agli archivi cartacei

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