MULTICANALITÀ PER LA GESTIONE QUOTIDIANA DELLA DOCUMENTAZIONE

IL CASO ORDINE DEI GIORNALISTI DEL LAZIO

L’azienda

L'Ordine dei giornalisti è un ente pubblico italiano non economico a struttura associativa fondato nel 1963. L'Ordine dei giornalisti del Lazio è il soggetto collettivo che rappresenta la categoria professionale nella regione. Gestisce l'Albo dei giornalisti, l'iscrizione al quale è obbligatoria per l'esercizio della professione, ed ha funzioni di vigilanza e di tutela sull'operato degli iscritti.

L’esigenza

L’Ordine necessitava di un intervento affinché si riducesse la produzione di documentazione cartacea generata nei processi di gestione degli iscritti.

La soluzione

Per raggiungere gli obiettivi attesi abbiamo realizzato un processo ah hoc strutturano in tre fasi affinché, in maniera graduale, venissero eliminate le procedure obsolete che gravavano sulla produzione di documentazione cartacea. Tutte le iniziative sono state pensate in modo tale da non stravolgere le abitudini operative degli iscritti, tema molto importante per l’Ordine.

  • FASE UNO: Dematerializzazione dei documenti cartacei

Sono stati dematerializzati tutti i vecchi documenti relativi agli iscritti (iscrizioni, rinnovi, esoneri etc) e convertiti in file digitali indicizzati ricollegabili al numero di iscrizione del giornalista. L’operazione ha richiesto alcuni mesi, ma ha permesso all’Ordine di smaltire ingenti quantità di carta.

  • FASE DUE: reingegnerizzazione di processi

Dematerializzati i documenti cartacei, sono state indentificate una serie di procedure, al fine di non generare più documenti cartacei ma creare documenti nativi digitali.

Il primo intervento è stato applicato al processo di richieste delle Pec. Fino ad allora le richieste prevedevano il download del modulo da compilare, firmare, scansionare e inviare all’Ordine. Questo processo lungo e macchinoso è stato sostituito con una processo totalmente digitale:

  1. Realizzazione di una Landing Page dedicata per la richiesta della Pec
  2. Compilazione del form e upload Documento d’Identità del richiedente
  3. Invio tramite email del modulo di richiesta precompilato
  4. Invio SMS con OTP per firma digitale del richiedente
  5. Invio del modulo all’Ordine per controfirma digitale

 

  • FASE TRE: archivio digitale del giornalista  

Grazie ai documenti scansionati e indicizzati e grazie ai moduli digitali delle Pec, abbiamo potuto creato nell’Archivio Digitale del Giornalista. Ogni iscritto, direttamente dalla sua area riservata del sito dell’Ordine, può collegarsi al proprio archivio e consultare documenti relativi a: ISCRIZIONE, RINNOVI, ESONERI, RICHIESTE PEC.  

Vantaggi

L’Ordine ha riscontrato numerosi benefici nel suo processo di digitalizzazione, in poco tempo è riuscito a:

  • Ridurre la quantità di carta prodotta
  • Ridurre gli spazi dell’ufficio dedicati alla conservazione cartacea
  • Ottimizzare tutti i processi di firma  
  • Ridurre le tempistiche di feedback da parte degli iscritti
  • Reperire la documentazione da consultare in maniera più efficiente e rapida
  • Conservare digitalmente, a norma di legge, tutta la documentazione

Scenari Futuri

Con l’obiettivo di eliminare i processi che generano produzione di documenti cartacei, prevede la digitalizzazione di ulteriori procedure quali:

  • Gestione digitale delle iscrizioni all’Ordine
  • Gestione digitale dei rinnovi
  • Invio massimo delle convocazioni alle assemblee
  • Archiviazione e Conservazione digitale di tutti i documenti generati

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