Turn Around dalla Carta al Digitale

migliorare i processi aziendali con l’automazione

L'Azienda

L’azienda, operante nei nei settori: oil & gas, industria ed aeronautica, si occupa della gestione e manutenzione di impianti industriali per clienti pubblici e privati in Italia e all’estero. È per la precisione una SpA multidisciplinare.

L'esigenza

Per diverse aziende sono state molte le esigenze dopo l’entrata in vigore della fatturazione elettronica. Per la nostra Azienda Cliente la necessità era quella di dematerializzare i documenti e collegare le fatture ad essi per automatizzare il relativo ciclo approvativo.

La Soluzione

Per soddisfare le esigenze dell’Azienda abbiamo inserito all’interno del progetto il tool di X-Order che consente di coinvolgere le persone incaricate e di gestire un determinato documento in una specifica fase, chiedendo l’approvazione o il rifiuto del documento stesso. Il processo semplifica in questo modo il flusso di lavoro.

X-Order può essere utilizzato anche per la gestione del flusso documentale delle attività di produzione su commessa.

Ogni volta che viene creato un nuovo documento di progetto, si innesca un workflow che coinvolge vari uffici all’interno di un’azienda, guidando ogni utente nella realizzazione dei documenti necessari e nell’inserimento della commessa nell’ERP.

È possibile visionare lo stato di avanzamento delle attività. Man mano che il progetto avanza i documenti verranno archiviati automaticamente nelle cartelle costantemente aggiornate. 

Tutti i documenti verranno poi archiviati in maniera collegata e portati in conservazione digitale. Anche per quanto riguarda la fatturazione elettronica il workflow automatico adottato, parte subito dopo la creazione o la ricezione delle fatture di vendita/acquisto da parte dell’amministrazione.

In caso di rifiuto il messaggio torna all’amministrazione con le indicazioni delle modifiche da apportare. Il flusso riparte nuovamente subito dopo. I vari step del flusso, proseguono in modo automatico man mano che ogni utente ha completato la propria parte.

La corretta configurazione di specifici workflow è molto utile per l’ottimizzazione delle tempistiche, degli errori umani e della gestione dei contratti ed ordini

La fase di creazione di un nuovo contratto può richiedere l’interazione tra diversi uffici ed attori, sia interni sia esterni all’azienda, ognuno dei quali definisce specifiche parti ed è responsabile dell’approvazione o proposta di modifica del suo contenuto.

Una volta che il contenuto del contratto è stato definito ed approvato, un nuovo step del workflow permette di procedere con l’invio al cliente, che può proporre eventuali modifiche o ritornare il contratto firmato per accettazione. A questo punto il contratto potrà essere quindi archiviato, e si attiverà un nuovo workflow in prossimità della scadenza del documento.

I Benefici

La presenza di un sistema di workflow documentale consente di coordinare ed automatizzare tutte le operazioni previste per l’elaborazionetrasmissione ed archiviazione dei documenti. Il metodo adottato garantisce il pieno e costante controllo sul proseguimento del processo.

I benefici che ne conseguono possono essere:

  • Riduzione degli errori;
  • Velocità nei tempi di risposta;
  • Assegnazione dei ruoli;
  • Gestione delle scadenze;
  • Automatizzazione dei processi;
  • Gestione delle attività in base a logiche predefinite;
  • Accesso alle informazioni da remoto e da qualsiasi dispositivo.

Richiedi una demo

Ho letto e compreso l'informativa sulla privacy per il trattamento dei dati personali prestati per la richiesta di contatto
Acconsento al trattamento dei dati personali per l’ invio di newsletter e materiale promozionale/marketing relativi ai servizi e prodotti  del Titolare del trattamento

Ultimi articoli del magazine

Ecco cosa cambierà con il nuovo regolamento per l’archiviazione elettronica.

add

Ecco cosa cambierà con il nuovo regolamento per l’archiviazione elettronica. close

Categorie associate:

Continua a leggere
Business Intelligence

add

Business Intelligence close

Categorie associate:

Continua a leggere
Business Process Improvement

add

Business Process Improvement close

Categorie associate:

Continua a leggere