GESTIONE PROCESSI HR

Assunzione e comunicazione dipendenti.

L’azienda

Azienda spagnola di tecnologia dell'informazione e sistemi di difesa. La Società è organizzata attorno a tre aree di business: tecnologie dell'informazione, apparecchiature di simulazione e test automatico e apparecchiature elettroniche di difesa.

Il portafoglio spazia dalla consulenza, allo sviluppo di progetti e all'integrazione di sistemi e applicazioni fino all'outsourcing di sistemi IT e processi aziendali.

Principali aree di attività:

  • Sistemi di controllo del traffico aereo
  • Servizi finanziari
  • Energia
  • Simulatori di aerei
  • Difesa
  • Sistemi informativi sanitari
  • Soluzioni ICT

L’esigenza

L’azienda ha deciso di digitalizzare il processo di assunzione dei potenziali nuovi dipendenti attraverso la ridefinizione del processo di formulazione delle proposte di assunzione, la firma digitale dei sottoscrittori interni e del candidato L’azienda ha individuato la necessità di dotarsi di un workflow management per l’esecuzione del processo attraverso DSign

Obiettivi

Condividere digitalmente i documenti elettronici, apporre le firme digitali da remoto sia dei dirigenti che del candidato, tracciare il processo di firma, archiviare in modo sistematico ed organizzato i documenti digitali, conservare digitalmente i documenti firmati, eliminare i documenti cartacei ed il proliferare di archivi cartacei, riduzione di stampe a favore dell’accesso condiviso al sistema di Archiviazione My Archive. I documenti gestiti non si limitano al solo processo di assunzione ma anche agli altri documenti di rilevanza per le Risorse Umane che necessitano di firma con valore legale.

In precedenza i processi di produzione del documento, stampa per le autorizzazioni a procedere, invio o meeting per la consegna del documento di assunzione da firmare, copie varie per l’archivio etc richiedeva tempo (dai 10 ai 15 gg). Con la nuova gestione elettronica di tutto il processo, i documenti sono creati, archiviati automaticamente in MY Archive ed immediatamente dopo è attivabile il workflow di firma DSign dei documenti da parte di vari firmatari interni ed esterni.

Terminato il processo di firma in DSign, i documenti vengono automaticamente archiviati con gli indici appropriati in My Archive e resi sempre disponibili agli utenti autorizzati alla consultazione.

Le firme digitali e la successiva conservazione digitale rendono il documento valido a tutti gli effetti di legge.

Benefici

  • Condivisione delle informazioni più efficiente ed immediato
  • Aumento della collaborazione tra attori interni ed esterni
  • Governo dei processi e dei controlli
  • Miglioramento della sicurezza e riservatezza delle informazioni con la profilatura degli utenti
  • Integrazione con le altre soluzioni gestionali utilizzate dall’azienda
  • Dematerializzazione documentazione e conservazione digitale
  • Tracciamento in tempo reale dei documenti
  • Riduzione drastica dei tempi di ultimazione dell’intero processo (alcune ore)
  • Accesso alle informazioni e alle firme anche da remoto o con smartphone

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