Digitalizzazione e intelligenza collaborativa:

come gestire la PEC in maniera efficiente.

L'azienda

IPAS S.p.A., importante concessionaria di pubblicità ha scelto Pec Manager di Gruppo CMT per la gestione organizzata e sicura delle proprie caselle PEC. L’azienda opera nell’ambito della comunicazione esterna, presidiando più di 100.000 impianti (affissioni) su tutto il territorio italiano e filiali dislocate in tutta Italia. Si rivolge ad attività commerciali di ogni tipo, settore e dimensione: dalla piccola realtà alle grandi aziende operanti nella GD e DO, affittando spazi per pubblicità affissionale (poster, medi formati, maxi affissioni etc) e pubblicità stradale (pensiline autobus, transenne, smart totem, etc).

L'esigenza

Il settore di attività in esame è caratterizzato da processi che coinvolgono una filiera di servizio particolarmente articolata, con un ampio volume e una grande varietà di tipologie di comunicazioni, molte delle quali verso la PA o con rilevanza normativa. Oltre alla gestione dei contratti commerciali per la vendita degli spazi di pubblicità, ci sono le comunicazioni rivolte alla forza commerciale, parte della quale indiretta e organizzata su tutto il territorio italiano, la gestione delle comunicazioni relative alle commissioni e quelle relative alla gestione degli impianti le quali prevedono una forte componente di comunicazioni ufficiali legate alla gestione degli appalti pubblici per gli spazi. Oltre a ciò le normali comunicazioni amministrative e direzionali.

Il problema

In questo contesto l’azienda ha deciso di attivare ed utilizzare caselle PEC per gestire in modo digitale tutte le comunicazioni aziendali. 25 caselle PEC gestite da 52 utenti, per una media di 2 utenti per casella. Con questa configurazione la concessionaria ha raggiunto obiettivi di digitalizzazione e riduzione dell’uso di comunicazioni cartacee con conseguente risparmio sui costi postali, ma l’uso delle semplici caselle PEC, via web mail o impostate su client personali, non rendeva efficiente il lavoro di più utenti sulla stessa casella oltre a renderne complessa e rischiosa la gestione e l’archiviazione delle stesse PEC e delle ricevute, soprattutto per tutte quelle comunicazioni rilevanti in termini legali o con scadenze ufficiali come la gestione degli appalti, concessioni e le gare pubbliche. Il problema principale riscontrato dall’azienda era la troppa complessità di gestione delle informazioni rispetto al numero di addetti all’uso delle caselle.

La Soluzione

Per risolvere questa complessa gestione l’azienda ha adottato Pec Manager, la soluzione di Gruppo CMT con la quale ha potuto organizzare le caselle e gli utenti seguendo l’organigramma aziendale. L’azienda, quindi, dispone di 25 Gruppi di lavoro, organizzati in base alle caratteristiche della sua attività (Cartellonistica, Contabilità, Direzione Generale, Legale, Personale, Segreteria, Sicurezza, Marketing, Lombardia, Veneto, Emilia, Toscana, Puglia, Campania, Marche, Lazio, Provvigioni, ecc. ecc.) nei quali sono associati i 52 utenti ognuno dei quali con livelli di permission differenti a seconda del ruolo. In questo modo le caselle PEC sono sempre presidiate dalle persone dedicate per ogni direzione, ogni utente accede alla propria casella con credenziali apposite tutto a beneficio di sicurezza e controllo. Inoltre, per ogni Gruppo, gli utenti amministratori assegnano la gestione delle PEC a utenti operatori in base ai carichi di lavoro.

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