La gestione documentale per aumentare l'efficacia del recupero crediti

L’azienda

Azienda che collabora con enti pubblici per la realizzazione e gestione di edilizia residenziale.

L’esigenza

L’azienda, che si interfaccia con numerosi stakeholder, necessitava di gestire un elevato numero di comunicazioni sensibili con valore probatorio quali i solleciti di pagamento per morosità, questo per effettuare il recupero dei crediti in tempi celeri automatizzando i processi.

La soluzione

Per raggiungere gli obiettivi attesi e per rendere efficiente l’attività di back office per il recupero dei pagamenti per morosità, è stata ripianificata una strategia di relazione con i clienti indicati e ridisegnato il ciclo di vita del credito dell’azienda adottando degli strumenti ad hoc che hanno permesso di raggiungere in maniera performante gli interlocutori desiderati.

È stata fornita all’azienda la Platform di Gestione Digitale delle Comunicazioni del Gruppo CMT integrata con il canale postale per l’invio delle comunicazioni al consumatore. Questo ha permesso di inviare con raccomandata, direttamente al domicilio del consumatore in tempi celeri, il sollecito del pagamento personalizzato.

Il processo strutturato per l’azienda, non ha impattato sui processi ed è stato integrato con sistemi gestionali e CRM aziendali.

Il recupero del credito è avvenuto attraverso:

  • Elaborazione dei dati estratti direttamente dal ERP del cliente e creazione del documento (Document Composition);
  • Invio di raccomandate A/R personalizzate per ogni cliente con il sollecito di pagamento
  • Monitoraggio delle tempistiche di delivery per un accurata rendicontazione delle ricevute A/R

Grazie al My Archive, modulo della Platform del Gruppo CMT che permette la gestione documentale, l’azienda ha inoltre potuto archiviare in maniera organizzata tutti i documenti inerenti al recupero del credito, ed infine conservare come previsto dalla norma.

Vantaggi

L’azienda ha riscontrato numerosi benefici dall’unione dei canali tradizionali con quelli digitali per intercettare il cliente; in poco tempo è riuscita a ridurre le tempistiche effettive tra l’invio della comunicazione e l’incasso della mora.  I principali benefici riscontrati sono:

  • Sicurezza e velocità di recapito delle comunicazioni
  • Accesso in tempo reale alle stato delle spedizioni
  • Aumento dell’efficienza nella gestione documentale dei solleciti e del recupero dei crediti
  • Tempi di ricerca di un documento all’interno dell’archivio

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