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Documenti digitali, introdurre in azienda una nuova cultura digitale

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Nuovi processi aziendali possono rivoluzionare l’efficienza organizzativa di un’azienda solo quando sono definiti, chiari e ben comunicati gli obiettivi che s’intendono raggiungere, i modi attraverso i quali il nuovo processo sarà implementato e i vantaggi operativi che il nuovo modello porterà.

L’introduzione di pura tecnologia di per sé non agevola il cambiamento, perché la prima a cambiare deve essere la cultura. Quando si parla di trasformazione digitale dei processi documentali siamo abituati a scontrarci con barriere legate alle abitudini. Il documento è un foglio di carta, un supporto “fisico” che oltre alla sua funzione primaria è utilizzato per prendere appunti, annotare, trasmettere informazioni. Questi aspetti, spesso, diventano barriere più forti degli investimenti da sostenere.

Un documento però è prima di tutto “informazione” e come tale può essere gestita in modo molto più efficiente quando la sua forma è dematerializzata. Oggi sappiamo bene che grazie alla conservazione digitale dei documenti la dematerializzazione è una realtà che porta benefici economici importanti nelle aziende.

Secondo i risultati della ricerca degli Osservatorio del Politecnico di Milano sulla Fatturazione Elettronica e Dematerializzazione i benefici sulla dematerializzazione del ciclo dell’ordine partono da 1 euro – 2 euro per la conservazione delle fatture attive e arrivano a benefici compresi tra i 25 euro e 65 euro con la digitalizzazione dell’intero ciclo documentale, dall’ordine al pagamento. E’ interessante anche evidenziare i tempi di payback degli investimenti in dematerializzazione che sono sempre inferiori ad un anno per il ciclo attivo ed inferiori a due anni per il ciclo passivo dove la maggior componente è legata alla scansione dei documenti pregressi.

I benefici economici diretti non sono però gli unici aspetti che un’azienda dovrebbe prendere in considerazione quando si trova a disegnare e introdurre nuovi processi documentali digitali.

A nostro avviso gli aspetti più rilevanti del cambiamento sono due.

Quello culturale, che porta vantaggi diretti sull’efficienza organizzativa e sul maggior potenziale delle risorse da indirizzare verso aspetti core del business e la creazione di nuovi punti di contatto con i propri clienti, partner e dipendenti realizzabili solo grazie ai documenti digitali che diventano “vivi” e possono integrare alle informazioni primarie, informazioni e contenuti di marketing e di CRM.

Seguendo questo approccio, la tecnologia diventa un fattore abilitante di un nuovo ecosistema fatto di servizi e nuovi modi di gestire il documento, tutto a beneficio dei risultati economici dell’azienda e di un nuovo modo di lavorare, più efficiente, più sicuro, più collaborativo ed anche ecosostenibile. 

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