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DIGITALIZZAZIONE E INTELLIGENZA COLLABORATIVA

 

Come gestire la PEC in maniera EFFICIENTE

L’introduzione della digitalizzazione in azienda, a varie funzioni e livelli aziendali, rappresenta oggi non solo parte di un percorso normativo atto a ottemperare gli standard europei e favorire un mercato sempre più globale e interconnesso, ma è considerata una vera e propria leva di sviluppo e crescita aziendale, un nuovo strumento di ammodernamento volto ad aumentare il proprio vantaggio competitivo sul mercato o uscire dalla crisi.

"Adattarsi a questo nuovo scenario comporta nuove sfide sia a livello di management che di reparto IT, che comportano non solo fornire i dipendenti di nuovi strumenti ma spesso anche ridisegnare flussi di lavoro e procedure, e talvolta intervenire sulla cultura aziendale."

 

Dalla PEC alle applicazioni Web in cloud, dalla fatturazione elettronica alle piattaforme DMS, di CCM e CRM, la digitalizzazione in azienda passa necessariamente da una maggiore e più sicura condivisione delle informazioni, da una un’interconnessione tra sistemi differenti e da una maggiore velocità nello scambio di documenti.

"In questo nuovo ecosistema digitale diventa prioritario, anche precedente alla selezione e introduzione in azienda dei nuovi strumenti digitali, un intervento a livello di governance del flusso delle informazioni e un controllo sulle fasi del processo."

 

Introdurre la digitalizzazione in azienda, infatti, non si limita alla conversione di un documento cartaceo in file digitale, ma ciò che è necessario innanzitutto è dematerializzare il processo, intervenendo direttamente sul lavoro delle persone. Un’azienda che oggi decide – per volontà o per forza – di adottare soluzioni digitali al proprio interno deve affacciarsi a una nuova organizzazione aziendale, in cui le informazioni non vivono separate, ma non per questo non possono non essere organizzate.
I benefici derivanti dalla dematerializzazione dei processi aziendali in termini di costi, tempo, flessibilità e produttività sono imprescindibili da una riorganizzazione dei flussi di lavoro, improntata alla condivisione delle informazioni e collaborazione tra i diversi soggetti delle differenti funzioni aziendali.

In questo White Paper prenderemo in esame come anche uno tra gli strumenti digitali più diffusi in azienda, ovvero la Posta Elettronica Certificata, possa non essere utilizzata correttamente se non guidata da un disegno digitale più ampio.

 

Le comuni e diffuse problematiche di disorganizzazione delle caselle, malfunzionamento dei processi tra utenti, ricevute smarrite e fruibilità del messaggio sono solo alcune questioni che il reparto IT deve affrontare a supporto a tutte le funzioni aziendali, in accordo con il management per aumentare la produttività dei dipendenti e godere appieno dei vantaggi della digitalizzazione.

INDICE

  • Introduzione: digitalizzazione e intelligenza collaborativa
  • La normativa di riferimento
  • La PEC come tassello dell’evoluzione digitale del Paese
  • I vantaggi della PEC
  • PEC VS Posta elettronica tradizionale
  • PEC VS Raccomandata
  • Sicurezza e controllo della posta elettronica certificata  
  • Collaborazione intelligente: l’organizzazione delle caselle
  • La gestione strutturata dei messaggi e delle pratiche e la sicurezza delle informazioni
  • La fruibilità del messaggio
  • La conservazione a norma

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