La figura del conservatore dei documenti digitali

Il Conservatore secondo Gruppo CMT: l’acceleratore della trasformazione tra le PMI ed il soggetto giuridico obbligatorio a cui affidare la conservazione digitale dei documenti informatici della Pubblica Amministrazione.

Roma, 5 aprile 2016 – La Digital Revolution dà vita non solo a regole tecniche e a nuovi obblighi, ma anche a nuove opportunità, con la nascita di figure professionali e ruoli prima inesistenti.

Il percorso normativo è più che esaustivo e la tecnologia è considerata ormai una commodity pronta all’uso, ma la ‘rivoluzione digitale’ richiede figure professionali in grado di tradurre gli aspetti normativi in processi operativi, tali da garantire la sicurezza dei dati conservati digitalmente.   

Le nuove regole tecniche in materia di conservazione dei documenti informatici (DPCM 3 dicembre 2013) comportano per tutte le PA e le Imprese coinvolte nei processi di digitalizzazione documentale la predisposizione di un nuovo assetto organizzativo, in grado di presidiare un sistema di conservazione che soddisfi quando previsto dall’art. 44, 1° comma del Codice dell’amministrazione digitale.

La sopravvivenza del proprio patrimonio informativo e documentale è garantita solo a fronte di una corretta e sicura gestione dei processi di conservazione, che può avvenire internamente, attraverso specifiche figure professionali o in outsourcing, affidando la conservazione digitale a persone giuridiche, dotate di un pool di competenze in grado di governare tali processi.

E’ qui che si colloca il ‘Conservatore digitale’. Soggetto giuridico obbligatorio a cui affidare la conservazione digitale dei documenti informatici della Pubblica Amministrazione e figura fondamentale per quelle imprese che passano dalla gestione tradizionale dei documenti alla digitalizzazione dei processi.

LA CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI FISCALMENTE RILEVANTI E IL CONSERVATORE DIGITALE

La conservazione dei documenti non è solo un obbligo civilistico, ovvero legato esclusivamente a quanto previsto dal Codice Civile all’art. 2220 ma anche un obbligo fiscale, art. 39 DPR 633/72. In presenza di documenti elettronici, fatture o altri documenti fiscalmente rilevanti, il DM del 17 giugno 2014 prevede l’obbligo di sottoporre gli stessi a conservazione digitale, attraverso un processo tecnologico, basato sull’impronta di hash, sulla firma digitale e sulla marca temporale. Si tratta della Conservazione Digitale, il processo che garantisce autenticitàintegritàaffidabilitàleggibilità e reperibilità dei documenti.

Tale processo deve essere gestito dal Conservatore, se si esternalizza l’attività al di fuori della propria realtà aziendale o dal Responsabile della Conservazione, se viene gestita in house. In entrambi i casi, tale soggetto assume il compito di coordinare e presidiare i sistemi informativi e documentali, garantendone una durata nel tempo.

Se coinvolto nei processi di conservazione degli archivi documentali della Pubblica Amministrazione, deve essere sempre accreditato presso l’AgID (l’Agenzia per l’Italia Digitale). L’accreditamento, invece, non è un vincolo per la conservazione dei documenti digitali dei privati, ma auspicabile, perché è un riconoscimento in termini di qualità e sicurezza.

I DEFICIT

Sebbene i numeri delle organizzazioni che passano dalla carta al digitale siano in costante incremento, si lamentano, tra queste, gap e deficit che ostacolano l’avvio di un completo percorso digitale.

Parole come Sanità digitaleGiustizia digitale e Identità digitale stanno entrando a pieno titolo nel linguaggio comune, ma ci confrontiamo poco con la Cultura digitale.

All’interno delle PA e delle imprese – soprattutto PMI - si registra una oggettiva difficoltà ad innovare i propri processi, a causa di una insufficiente cultura digitale e di una riluttanza delle risorse a relazionarsi con la tecnologia.

Il percorso verso la Digital Revolution è ormai pienamente sostenibile, bisogna scardinare le difficolta a relazionarsi con la trasformazione in atto.

IL CONSERVATORE COME FACILITATORE E ACCELERATORE DIGITALE

Secondo Gruppo CMT, il conservatore digitale può facilmente fungere da figura preposta a facilitare i processi digitali all’interno delle imprese.

Una figura che sia in grado di accompagnare l’IT manager nel cambiamento, aiutare le imprese a creare al proprio interno una vera e propria task force di innovazione, indicando a CEO, AFC e Risorse Umane le soluzioni più adatterassicurandone le scelte.

Il conservatore digitale, dovrebbe intervenire al fine di incoraggiare e supportare il cambiamento.

Che sia una posizione interna all’azienda o un provider esterno, il conservatore può intraprendere un programma di formazione interna, non solo rispetto alle nuove competenze richieste, ma anche orientato alla creazione di una nuova cultura.

 

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