Contratti e modulistica in digitale: cosa cambia per la tua azienda

L’evoluzione del quadro normativo risponde all’esigenze che si sono delineate a favore della gestione dei documenti con modalità digitali, tanto che in questi ultimi anni si è verificata un’evoluzione nei modelli di gestione in più settori economici imprescindibile, per altro, da una disciplina che a livello europeo ha stabilito i criteri per garantire l’interoperabilità degli strumenti tecnologici in uso fra i diversi Paesi (Regolamento eIDAS - electronic IDentification Authentication and Signature - Regolamento UE n° 910/2014 sull’identità digitale, in vigore dal 1 luglio del 2016).

L’obiettivo è stato quello di definire in tutti i settori economici e a livello comunitario un mercato unico digitale attraverso le interazioni elettroniche sicure fra cittadini, imprese e pubbliche amministrazioni.

Tale interazione passa per alcuni strumenti di identificazione dell’identità personale come, ad esempio, le firme elettroniche: “una firma elettronica qualificata basata su un certificato qualificato rilasciato in uno Stato membro è riconosciuta quale firma elettronica qualificata in tutti gli altri Stati membri”. (Art, 25, comma 3 – eIDAS).

Ne deriva uno stimolo allo sviluppo di servizi innovativi e sicuri per la trasformazione digitale delle organizzazioni e delle imprese ma anche di snellimento e semplificazione degli adempimenti amministrativi e burocratici, come l'accesso alle pubbliche amministrazioni.

 

Tutto ruota attorno alla produzione del documento.

Per questo semplice motivo è fondamentale essere a conoscenza che un documento ha una propria dignità giuridica, a prescindere dalla forma che lo caratterizza. Un contratto resta sempre un contratto, sia esso di natura cartacea che digitale.  E’ la manifesta volontà tra le parti a renderlo valido.

Questa manifesta volontà può essere sottoscritta con firma digitale, il che la rende equivalente ad una sottoscrizione autografa perché ha soddisfatto i requisiti fondamentali

  • l’integrità, la sicurezza che il documento informatico non è stato modificato dopo la sua sottoscrizione,
  • l’autenticità, certezza dell’identità del sottoscrittore,
  • il non ripudio, il documento informatico sottoscritto con firma digitale ha piena validità legale e non può essere ripudiato dal sottoscrittore,
  • valore legale, il documento elettronico sottoscritto digitalmente ha lo stesso valore legale di un documento cartaceo sottoscritto con firma autografa.
Ciò che cambia è l'approccio rispetto ad una firma autografa.

I processi di gestione digitale, oggi, vantano strumenti in grado di soddisfare le esigenze più disparate.

Dall’utilizzo del semplice Token Usb o Smart card (vincolo ad un dispositivo hardware e ad un software in cui il firmatario gestisce in autonomia la sottoscrizione di ogni singolo documento, tramite l’inserimento di un PIN) alla firma remota su HSM (la chiave privata del firmatario viene conservata assieme al certificato di firma all'interno di un server remoto sicuro, il firmatario autorizza la firma tramite PIN e OTP su ogni singolo processo di firma) fino alla firma automatica massiva (utilizzata prevalentemente per la clientela Business che necessita di sottoscrivere elevati numeri di documenti in modalità automatica, in cui si ha la possibilità di impostare le tipologie di documenti per i quali si desidera automatizzare il processo di firma, in questo caso il PIN sarà inserito una sola volta e non più richiesto svincolando l’utente dall’onere della presenza durante l’operazione).

I processi di dematerializzazione si applicano al settore bancario e finanziario, assicurativo, sanitario, amministrativo e commerciale in generale.

I processi di dematerializzazione associati alla firma digitale ottemperano sia al rapporto negoziale tra impresa e cliente che alla raccolta del consenso al trattamento dei dati personali e sono applicabili in diversi ambiti tra i quali:

>> gestione dei contratti tra società di servizi di staffing del personale, aziende clienti e lavoratori,

>> modulistica per l’accesso ai piani di fondi impresa,

>> contratti e moduli per l’accesso al credito finanziato.

UN ESEMPIO CONCRETO: ALLIANZ.

Come azienda che sostiene le imprese nell’intraprendere nuovi processi digitali, abbiamo sviluppato un progetto di dematerializzazione per una compagnia assicurativa di Allianz che ha fortemente creduto nelle potenzialità di soluzioni innovative per la gestione delle proprie attività assicurative e contrattuali.

Ci siamo occupati, in particolare, del processo basato sulla emissione in digitale dei bond (Ramo Cauzione)i contratti assicurativi che assolvono la stessa funzione giuridico-economica di una cauzione in denaro o in altri beni reali, ovvero di una garanzia fidejussoria che il contraente è tenuto a costituire a favore di un beneficiario. Agli stessi abbiamo applicato un processo di firma automatica massiva e di marcatura temporale per la sottoscrizione digitale e l’attribuzione di una data e un’ora certificate, e una selezione del documento a più livelli per la creazione della copia Beneficiario, della copia Contraente, della copia Intermediario e un log di conferma per l’invio delle copie al destinatario.

Abbiamo implementato la Conservazione Digitale per assicurare integrità, autenticità, immodificabilità e leggibilità nel tempo ai documenti, creato un sito Web in Cloud per l’esposizione e la messa a disposizione del cliente, e nei casi richiesti il delivery tramite la Posta Elettronica Certificata per certificare le comunicazioni verso gli enti e i clienti, garantendone il valore legale e la non ripudiabilità e la firma grafometrica per l'apposizione della firma autografa del cliente su un apposito tablet, mediante il quale è possibile "allegare" al documento elettronico un insieme di dati biometrici che garantiscono la connessione univoca tra documento firmato e firmatario.

Guarda il video del progetto Allianz al Digital360Award.

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