La contabilità in conservazione digitale è possibile.

La tenuta della contabilità in digitale è una opportunità ed una risorsa per le aziende che vogliono farvi ricorso. Diversi i vantaggi. Oltre all’evidente possibilità di risparmiare spazio e di rendere enormemente più semplice l’accesso alle informazioni attraverso l’agevole reperibilità del contenuto, si evidenzia la facilità di gestione amministrativa interna per la semplificazione di procedure e tempistiche.

Gli imprenditori e le società di tipo commerciale sono obbligati a tenere il libro giornale, il libro degli inventari e le altre scritture contabili che siano richieste dalla natura e dalla dimensione dell’impresa. Le scritture contabili non sono solo uno strumento di verifica sull’andamento dell’impresa per l’imprenditore, ma possono avere anche un rilievo esterno. Sotto questo profilo,  le scritture contabili assumono il valore di mezzo di prova in giudizio.

Il corretto assolvimento di tali obblighi richiede il rispetto chiaramente di alcune formalità, spesso onerose: le pagine devono essere numerate progressivamente, non devono essere presenti abrasioni, spazi in bianco, interlinee e trasporti a margine, in alcuni casi, bollati o vidimati prima della loro messa in uso. Devono essere stampati, assemblati e soprattutto conservati  minimo per 10 anni.

Ma cosa accade nei processi aziendali quando, invece, si opta per una tenuta informatica (art. 2215 bis c.c.) e di gestione in conservazione digitale delle scritture contabili obbligatorie (DPCM 3/12/2013 e DMEF 17/06/2014)?

Il semplice spool prodotto dal gestionale dell’impresa viene stabilizzato in un formato inalterabile, il PDF/A, se ne estraggono  gli indici per consentire che le informazioni obbligatoriamente previste siano rispettate e si passa alla convalida del documento attraverso la conservazione digitale a norma, il cui requisito fondamentale, basato sull’impronta di hash, firma digitale e marca temporale, è garantire ai documenti informatici, autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità  e assicurarne il valore tributario e civilistico nel tempo. L’accessibilità ai documenti è garantita ed è superiore rispetto a quelli che sono i vincoli dello spazio nell’archiviazione cartacea e al deterioramento  stesso della carta.

Questa modalità di tenuta, alternativa a quella tradizionale, presenta anche indubbi vantaggi in termini di riduzione sull’imposta di bollo del libro giornale, assolta nella misura di Euro 16,00 ogni 2.500 registrazioni o frazioni di esse e non più ogni 100 pagine.

Scegliere la conservazione digitale non è una scelta vincolante, si potrà passare da una modalità all'altra di tenuta e conservazione delle scritture (rispettando il periodo d'imposta in uso) ma è una scelta possibile, sicura ed innovativa. Il difficile sarà il tornare indietro.

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