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Fattura elettronica, come evitare gli errori più comuni relativi al ciclo passivo.

Sono passati ormai circa due mesi dall’introduzione della fatturazione elettronica tra privati, ma ancora alcune procedure non sono molto chiare agli operatori.  

Tra le criticità che possiamo riscontrare in merito alla gestione delle fatture passive è la ricezione sulla PEC.

La scelta di ricevere le fatture elettroniche via PEC dai propri fornitori è una delle opzioni previste dall’Agenzia dell’Entrate.  Ma ricevere una fattura in XML dal SdI non è come ricevere una fattura in PDF da un fornitore.  La fattura arriva in un messaggio PEC contenente due diversi allegati, un file XML che contiene i “metadati” di trasmissione e uno in P7M che costituisce la fattura elettronica vera e propria.  Il P7M va aperto con un programma di firma elettronica per la decrittazione  e con un visualizzatore che permetta di convertire l’ XML in un formato leggibile per l’operatore. La procedura di ricezione via PEC può sembrare più immediata ma è anche quella che ha il maggior impatto in termini di tempo e di rischio di errori (questa fattura l’ho già caricata? Non è che risulta letta ma solo perché l’ho aperta per errore? La salvo sul PC e la visualizzo con un apposito programma? Dove la salvo? Come la mando al commercialista? Come la conservo?).  L’uso della PEC pertanto è consigliabile solo se si gestiscono volumi molto bassi di fatture, perché altrimenti diventa complesso riuscire ad avere il pieno controllo delle informazioni. 

Un altro problema che si riscontra inoltre è quello di determinare con certezza l’ avvenuta ricezione delle fatture elettroniche.

Dal 2019 la possibilità di detrazione dell’IVA è legata strettamente alla data di ricezione disponibile nel file dei cosiddetti “metadati di trasmissione”, ovvero un file XML che viene consegnato assieme alla Fattura Elettronica vera e propria. Nel caso ad esempio in cui non si riceva correttamente la fattura elettronica, magari per un errore di compilazione da parte del fornitore dell’indirizzo di destinazione scelto (PEC o il Codice Destinatario), la fattura risulterà in “mancata consegna” e sarà visibile nell’area riservata dell’Agenzia dell’Entrate nella sezione Fatture e Corrispettivi, da dove sarà possibile anche scaricarla. E’ importante sapere che pur essendosi verificato un errore, la fattura per il fornitore è correttamente emessa.  Per ovviare a queste problematiche di gestione delle informazioni è importante dotarsi di uno strumento come il nostro applicativo X-FATT capace di ricevere le fatture passive attraverso il Codice Destinatario Intermediario di Gruppo CM Trading in un’unica piattaforma semplice da utilizzare che permette di visualizzare e tenere traccia delle fatture passive e di conservale digitalmente.

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