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PEC E FIRMA DIGITALE: QUELLO CHE C’E’ DA SAPERE

La crescita esponenziale dei volumi di PEC e di e-mail quotidianamente gestita dalle Aziende o dalle persone fisiche ha parimenti attestato l’esigenza di differenziare tra le comunicazioni quelle che abbiano un valore qualificato dalle altre ordinarie.

A tal proposito la normativa è intervenuta a mettere dei punti fermi in tema di valore legale della posta elettronica certificata, in particolare con l’art. 4, comma 1, del D.P.R. 68/2005 si specifica che: “la posta elettronica certificata consente l'invio di messaggi la cui trasmissione è valida agli effetti di legge” e con il comma 6, si evidenzia che “ la validità della trasmissione e ricezione del messaggio di posta elettronica certificata è attestata rispettivamente dalla ricevuta di accettazione e dalla ricevuta di avvenuta consegna, di cui all'articolo 6.” La Posta Elettronica Certificata è quindi un sistema di posta elettronica che utilizza i protocolli standard della posta elettronica tradizionale nel quale al mittente viene fornita, in formato elettronico, la prova legale dell'invio, della consegna e dell’integrità della email nonché dei documenti informatici (eventuali allegati).

La PEC è un mezzo di comunicazione digitale con un suo implicito requisito di legalità (la prova certa dell’invio e della consegna) ma è anche il mezzo con il quale si scambiano documenti informatici dal valore civilistico o tributario ai quali sarà, tuttavia, necessario attribuire quei requisiti di autenticità, integrità, non ripudio del documento e riconducibilità all’autore con l’apposizione della firma digitale. Le procedure per la gestione della firma digitale sono molteplici, dal semplice Token Usb o Smart card, alla firma remota su HSM fino alla firma automatica massiva. In questo scenario è necessario dotarsi di applicativi che garantiscano la sicurezza dei dati e il loro controllo perché molte delle comunicazioni sensibili passano per canali digitali e munirsi di strumenti che semplifichino e ne agevolino l’utilizzo è fondamentale.

PEC MANAGER di Gruppo CM Trading organizza ogni conversazione via PEC in fascicoli, permettendo così una veloce gestione dei messaggi, con livelli di profilazione di accesso diversi che garantiscono la sicurezza delle informazioni. Inoltre in PEC MANAGER è configurata la Conservazione Digitale a Norma, non solo delle ricevute (i provider di posta certificata conservano per solo 30 mesi la traccia informatica delle operazioni svolte, così da consentire la riproduzione delle ricevute stesse) ma di tutti i documenti allegati e delle email scambiate.
Inoltre con l’applicativo D-Sign che supporta ed è integrabile con tutte le tipologie di firme elettroniche qualificate, è possibile creare un vero e proprio work flow autorizzativo che rende digitali tutte le transazioni all’interno e all’ esterno dell’azienda, dal singolo documento alla creazione di iter approvativi massivi. Ogni applicativo del Gruppo CMT inoltre prevede nativamente la conservazione digitale a norma.
La sicurezza della comunicazione digitale passa per scelte consapevoli.

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