Gestione dei workflow approvativi

Con D-Sign gestisci i processi di business che richiedono iter approvativi in modo completamente digitale.

“Una firma dove c’è la X, grazie”.

Con D-Sign potrai semplificare e gestire workflow approvativi: firmare un documento sarà semplicissimo grazie ad un processo di approvazione che ti permette di elaborare, condividere e approvare documenti ed informazioni a distanza e in tempo reale.

Gestione dei workflow approvativi: i vantaggi per l’azienda

La nostra soluzione ti permetterà di ridurre del 50% gli iter di approvazione dei documenti, istituendo direttamente tramite la piattaforma un workflow documentale.

Infatti, il sistema ti consente di automatizzare i flussi approvativi, assicurandosi sempre il controllo e il tracciamento di ogni singola fase.

Il processo si concluderà portando i documenti firmati in Conservazione Digitale, rendendo il documento inoppugnabile e esigibile in giudizio.

Grazie a D-Sign sarà possibile creare un flusso di lavoro di approvazione dinamico tra utente, documento e tipologia di firma, semplificando i processi aziendali.

La Soluzione fa per te se…
  • Devi firmare dei documenti a distanza con clienti o fornitori;

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  • Vuoi sostituire, con la firma digitale , l’utilizzo di sigilli, timbri o marchi di qualsiasi genere ad ogni fine previsto dalla normativa vigente e ridurre la quantità di documenti cartacei;

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  • Vuoi assicurarti che, con la sua firma, l’utente responsabile dell’approvazione si prenda la titolarità e responsabilità del contenuto del documento firmato;

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  • Hai bisogno dell’integrità sul documento: dal momento della firma non può essere modificato;

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  • Chi ha firmato il documento non potrà ripudiarlo in un secondo momento;

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  • Devi gestire varie tipologie di firme su differenti documenti.

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Più nello specifico

Le firme

Il modulo è integrato con tutte le tipologie di firme elettroniche e con le Certification Authority, garantendo la possibilità di scegliere la firma più adatta al documento e al grado di approvazione necessario: 

  • FES: firma con presa visione o con Click to Sign
  • FEA: processo di firma digitale Avanzata es OTP, rispettando la relativa normativa
  • FEQ: firma con il proprio certificato di Firma Qualificata (eventualmente rilasciabile da CMT)

 

I workflow approvativi

Il Cliente, tramite il D-Sign, può attivare i processi di firma su vari documenti: contratti, fatture elettroniche passive, documenti fiscali o di assunzione.

Per questo motivo Gruppo CMT ha predisposto la possibilità di diversificare i processi in base alle esigenze del Cliente e del singolo documento. 

I workflow approvativi possono essere: 

  • Fisso: preimpostato per codice commessa e quindi sempre uguale a seconda del flusso di documenti

Nel caso in cui una persona del flusso «standard» sia da sostituire con un altro utente si può modificare manualmente

  • «Usa e getta»: configurabile ogni volta a seconda delle esigenze di approvazione sul singolo documento. Il workflow potrà essere impostato fino ad un massimo di 7 livelli di approvazione

Ogni step del processo può essere visualizzato al fine di dare evidenza dello stato di avanzamento. In tal modo sarà possibile concedere agli utenti configurati di avanzare tra uno step e l’altro. L’approvazione dei vari step può avvenire tramite un semplice click to sign da parte di ogni utente coinvolto. In alternativa si potrà optare per l’approvazione tramite firma OTP.

Inoltre, i singoli utenti possono inserire nel momento dell’approvazione una nota che verrà recapitata alla persona successiva nel flusso. La nota sarà sviluppata come una «chat» in cui ogni utente potrà rispondere.

Una volta che tutti i componenti avranno dato la loro approvazione, l’utente che aveva attivato il processo potrà visualizzare un report riepilogativo in cui sarà data evidenza di chi avrà approvato la richiesta e quando.

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