Il D-Sign

Con D-Sign potrai semplificare e gestire i workflow approvativi interni ed esterni delle tua azienda. 

Firmare un documento sarà semplice e sicuro grazie ad un processo che ti consente di elaborare, condividere e approvare documenti ed informazioni a distanza e in tempo reale.

La Soluzione

La nostra soluzione ti permetterà di ridurre il tempo degli iter di approvazione dei documenti. 

Direttamente tramite la Piattaforma CMT, potrai configurare un workflow, manuale o automatico, sia verso utenti interni e censiti che verso persone esterne al tuo business. Il workflow documentale sarà tracciato in ogni sua fase, personalizzabile a seconda delle esigenze del documento e del tipo di firma digitale scelta. 

A conclusione del processo, il documento opportunamente firmato, sarà archiviato nell’apposito spazio dedicato nel My Archive, consentendone una facile consultazione al bisogno. Ogni documento firmato digitalmente sarà, inoltre, sottoposto al processo di Conservazione Digitale secondo le linee guida AgID, prolungando la validità legale dello stesso per dieci anni. 

  • I vantaggi
  • Interoperabilità

    Un unico strumento per la gestione di più firme

    Configurazione di workflow sia interni che esterni all’azienda

    Invio dei documenti sia ad utenti censiti in Piattaforma che ad utenti caricati manualmente one-shot

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  • Sicurezza e trasparenza

    Accesso univoco tramite login personalizzata

    Sistema di monitoraggio dei log: tracciamento di ogni attività svolta in Piattaforma

    Realizzazione di report riepilogativi del workflow di firma avviato e gestito in Piattaforma

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  • Workflow documentali

    Automazione dei flussi approvativi

    Collaborazione tra i team aziendali

    Riduzione dei costi e dei tempi

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Le firme

Il modulo è integrato con tutte le tipologie di firme elettroniche e con le Certification Authority, garantendo la possibilità di scegliere la firma più adatta al documento e al grado di approvazione necessario: 

  • FES: firma con presa visione, Click to Sign semplice o Click To Sign con timbro digitale (Glifo)
  • FEA: processo di firma digitale Avanzata es OTP, rispettando la relativa normativa
  • FEQ: firma con il proprio certificato di Firma Qualificata (eventualmente rilasciabile da CMT)

 

 

 

Le funzionalità

L’accesso alla Piattaforma avviene tramite una login differenziata per utente e si basa su un concetto di profilazione multilivello. A seconda del ruolo che viene assegnato, la persona avrà competenze diverse: firmatario, attivatore di workflow o semplice utente per presa visione del documento firmato. 

Il workflow di firma può essere attivato secondo due modalità: 

  • Flusso di lavoro fisso, ovvero preimpostato e quindi sempre uguale a seconda del flusso di documenti;
  • Flusso di lavoro «usa e getta», configurabile ogni volta a seconda delle esigenze di approvazione sul singolo documento. 

Entrambi i flussi possono avere più step di approvazione, configurabili sia in modo sequenziale che parallelo. 

Ogni fase del workflow sarà tracciata all’interno della Piattaforma e visibile per l’utente che lo avrà attivato. 

In caso di errore, il workflow potrà essere annullato e riattivato con nuovi firmatari o con un differente iter di approvazione. Anche laddove un utente sbagli a firmare, sarà possibile tornare indietro allo step precedente. 

Ogni qual volta un utente viene coinvolto in un processo di workflow, riceve un alert o un reminder per procedere. 

Apposta la firma, il documento viene inviato al firmatario, all’utente che ha avviato il workflow e alla Piattaforma per opportuna archiviazione. Tutti i documenti firmati vengono poi portati in Conservazione Digitale a chiusura del ciclo.  

 

Esempi di applicazione

Il D-Sign può essere associato a diversi processi aziendali, utili a facilitare il lavoro tra i team, a convalidare contratti o per approvare le fatture. In Gruppo CMT siamo sempre disponibili a sviluppare nuovi progetti, che nel corso del tempo hanno portato alla luce alcune best practice

  • IL D-SIGN E I DOCUMENTI: 

Nella nostra Piattaforma diamo modo di attivare un workflow di approvazione o firma su qualsiasi tipologia documentale in formato PDF, sia caricando un documento tramite upload manuale che a seguito di un processo automatico di import massivo di documenti. 

Tramite Piattaforma è anche possibile predisporre l’apposizione di una firma massiva qualificata per conto dei nostri clienti al fine di alleggerire e sveltire alcuni iter documentali. 

  • IL D-SIGN E LE FATTURE: 

In quanto intermediari SdI, riceviamo per i nostri clienti le fatture passive sulle quali, in automatico, possiamo attivare dei workflow di approvazione a uno o più step, differenziando sia gli utenti coinvolti che la tipologia di firma a seconda delle necessità. 

Un esempio di workflow di questo genere, può essere quello di avere più utenti firmatari che appongono un semplice click to sign, fino ad arrivare all’ultimo check in cui l’utente finale pone una firma più forte con OTP o token. 

Al termine del workflow la fattura risulta approvata e può essere pagata.

  • IL D-SIGN E LE FORM: 

In Gruppo CMT abbiamo sviluppato la possibilità di configurare form personalizzate di compilazione e ricezione di dati, al temine delle quali è possibile apporre una firma con OTP che certifichi le informazioni rilasciate. 

Il documento PDF che si andrà a generare sarà, sia inviato all’utente che lo ha compilato, che alla Piattaforma per portarlo in archiviazione e successiva conservazione in Piattaforma. 

 

 La D-SignApp

Tutte le funzionalità del nostro D-Sign sempre con te! 

Con l’App potrai: visualizzare, approvare, firmare o rifiutare tutti i tuoi documenti, ovunque tu sia. 

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