Gestione documentale con DMS

My-Archive per la gestione documentale e l’archiviazione digitale

“Avrei bisogno del faldone in alto nello scaffale a sinistra”

Quante volte ci siamo dovuti imbattere in un mare di documenti cartacei, in faldoni immensi e archivi polverosi e disorganizzati?

Che tu sia un’azienda piccola o grande, con la nostra archiviazione digitale, potrai risolvere per sempre questo problema e, già che ci sei, fare anche del bene all’ambiente smettendo di stampare tonnellate di carta. 

I vantaggi della gestione documentale

Con la nostra soluzione avrai a disposizione un Document Management System flessibile e configurabile in funzione delle tue esigenze organizzative.

Sviluppato per la gestione centralizzata delle informazioni, permette di ottimizzare l’intero ciclo di vita dei documenti dalla creazione alla condivisione.

Sono inclusi anche i processi di approvazione e archiviazione, fino alla Conservazione Digitale che ti permetterà di prolungare lo stato di conservazione dei tuoi documenti garantendone la validità legale oltre la loro data di scadenza, il tutto rispettando i tempi stabiliti dalle normative e dal Codice Civile.

My-Archive è la piattaforma di gestione documentale grazie alla quale ottimizzerai la gestione dei processi aziendali.

Attraverso la creazione di un unico ambiente condiviso, potrai consultare, modificare e scambiare dati, documenti ed informazioni.

L’utilizzo di questa soluzione ridurrà di molto la complessità della gestione dei documenti e delle informazioni, integrandosi perfettamente con i sistemi di WorkflowManagement, BPM e Gestione Documentale.

 

Il servizio fa per te se..

  • Produci giornalmente dei documenti, di qualunque genere o formato;

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  • Sei stufo di dover stampare ogni informazione, classificarla, creare una cartellina dedicata e riporla nell’archivio;

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  • Vuoi trovare in modo facile e veloce tutti i tuoi documenti con un semplice click;

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  • Non vuoi più rischiare di perdere documenti, trovare informazioni nei faldoni sbagliati e dimenticarli;

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  • Vuoi ottimizzare i tuoi processi interni e generare maggiore comunicazione tra i tuoi team con dei workflow dinamici e ben organizzati;

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  • Ci tieni a salvaguardare l’ambiente, a fare la tua parte e portare la tua azienda verso la transizione ecologica;

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  • Vuoi digitalizzare i tuoi documenti cartacei ora presenti nel tuo archivio.

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La gestione documentale con DMS

Per capire a pieno le potenzialità di My Archive è necessario analizzare quali azioni questa soluzione è in grado di realizzare.

 

Archiviazione documentale:

Uno degli obiettivi principali di una soluzione DMS è l’archiviazione, ossia avere un unico punto in cui salvare e concentrare tutti i documenti aziendali per l’ottimizzazione della supply chain.

 

Conservazione digitale dei documenti:

La conservazione digitale a livello corporate consente di migliorare le procedure di backup di tutto il patrimonio documentale aziendale.

Consente l’eliminazione totale o parziale dei documenti cartacei, riducendo gli spazi di archiviazione fisici precedentemente impiegati.

L’impiego di questo sistema di gestione documentale e conservazione dei documenti digitali consente sia una maggiore efficienza nei flussi di lavoro che una riduzione dei costi.

 

Indicizzazione dei documenti:

Il My Archive, essendo di fatto un database, prevede sempre un sistema di indicizzazione con cui è possibile attribuire in maniera manuale o automatica delle parole chiave ai documenti.

Ciò permette di creare archivi e sotto-archivi nell’alberatura del repository documentale complessivo dell’azienda. Questo agevola la corretta amministrazione del documento, durante il suo intero ciclo di vita, permettendone la rintracciabilità per tipologia o per cliente di riferimento, in modo facile e veloce.

 

Modalità collaborativa:

Con My Archive è possibile migliorare la comunicazione e il lavoro tra i diversi team: più persone hanno la possibilità di lavorare su un medesimo documento, lasciando note o attivando workflow approvativi.

Grazie al log in effettuato in Piattaforma da parte di ogni utente, tutte le azioni vengono tracciate e monitorate tramite un sistema di data audit e log degli accessi.

 

Workflow documentale e approvativo:

Il nostro sistema di gestione prevede anche un sistema di workflow management.

Cioè permette di configurare una serie di processi approvativi o di firma su un determinato documento. Scrivendo delle apposite procedure i workflow potranno essere automatici, partendo in base alla tipologia documentale o manuale, ovvero configurabili al bisogno dal singolo utente.

 

Integrazione con altri software:

Un buon DMS deve potersi sincronizzare con altri software e gestionali.

 

Sicurezza:

I documenti sono al sicuro in quanto il loro caricamento ed il loro accesso sono assoggettati a policy di dominio, sono crittografati e quindi al sicuro rispetto ai documenti contenuti sui client dei singoli dipendenti.

Più nello specifico

My Archive è l'elemento chiave della Piattaforma sviluppata da Gruppo CMT e su si appoggiano altri moduli: 

Consente la gestione del ciclo attivo e passivo della fatturazione elettronica tra privati e Pubblica Amministrazione. Dialoga con il Sistema di Interscambio esponendo le relative ricevute (scarto, superamento controlli, recapito, messa a disposizione) in modo organizzato e puntuale. L’applicativo si integra facilmente con tutti gli ERP.

Gestisce l’invio e la ricezione dell’ordine elettronico e dei relativi documenti in modo strutturato. Si integra con il Nodo Smistamento Ordini permettendo di velocizzare le attività di controllo e gestione dell’intero ciclo dell’ordine. La soluzione consente inoltre di attivare workflow approvativi al fine di ottimizzare i sistemi interni di gestione del cliente e del fornitore. L’applicativo si integra con tutti gli ERP attraverso le funzionalità EDI presenti.

Assicura nel tempo la piena validità legale a un documento informatico, conferendo a quest’ultima una corretta efficacia giuridica. La C.M. Trading in qualità di Conservatore Accreditato AGID a garanzia dell’interoperabilità e della trasferibilità degli archivi conservati ha adottato lo standard UNI SInCRO 11386:2010. C.M. Trading assume la nomina per l’affidamento di Responsabile del servizio di conservazione digitale

Permette di gestire i processi di Workflow management complessi a più livelli che possono prevedere l’utilizzo di tutte le tipologie di firma a partire dal semplice “Click to Sign” all’OTP, fino alle Firme Digitali Qualificate dalle CA (FEA, FEQ). 


 

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