Conservazione Digitale

Servizio si archiviazione sostitutiva e conservazione documentale

“La aspettiamo in giudizio, con tutti i documenti, mi raccomando”

Garantisci l’autenticità, l’integrità, l’affidabilità, la leggibilità e la reperibilità dei tuoi documenti informatici per essere compliance con il Codice dell’Amministrazione Digitale e garantire quindi la loro piena validità legale.

I vantaggi

Con l'aumento della “dematerializzazione” e della crescita dei documenti nativi digitali all’interno della pubblica amministrazione e delle aziende private è diventato di vitale importanza poter assicurare il valore giuridico al documento informatico.

La conservazione elettronica dei documenti deve necessariamente adottare dei sistemi specifici, che dovranno rispettare i principali standard in ambito di qualità e sicurezza. Inoltre, bisogna tutelarsi dall’eventuale perdita di valenza giuridica ed efficacia probatoria sui documenti.

A garanzia di questi aspetti, la conservazione costituisce un fattore fondamentale per la sostenibilità del processo di dematerializzazione stesso. Di fatto garantisce che documenti e informazioni in formato digitale siano conservati anche nel lungo periodo, in modo autentico e accessibile, come avviene per i documenti cartacei.

Con questa scelta si riduce non solo lo spazio fisico prima impiegato per la conservazione dei documenti in forma analogica, ma si ottiene anche un risparmio di tempo e risorse, nonché un minor impatto ambientale dell’attività aziendale.

Il servizio fa per te se..
  • Hai bisogno che il processo sia veloce da attivare e gestire, integrabile con qualsiasi gestionale ed allineato ai criteri di AgID;

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  • Vuoi che questo servizio sia integrato con una piattaforma completa per la gestione e l’archiviazione documentale, My Archive, adatta ad ogni tipologia di documenti (fatture elettroniche, registri contabili, libri sociali, Libro Unico del lavoro e CU, PEC, Ordini, Contratti, Note Spese e altro ancora);

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  • Vuoi la garanzia di un processo conforme con la normativa dell’Unione Europea e alle linee guida AgID relative alla formazione, gestione del documento informatico.

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  • Vuoi consultare i tuoi documenti in un ambiente sicuro e protetto da policy di accesso.

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Più nello specifico

Il processo

La normativa di riferimento prevede che la conservazione a norma dei documenti possa avvenire in due forme:

  • in House, ovvero all’interno della propria struttura organizzativa;
  • in modalità Outsourcer, cioè affidandola, in modo totale o parziale, ad altri soggetti pubblici o privati accreditati come conservatori presso l’Agenzia per l’Italia Digitale.

 

Elementi di sicurezza

La conservazione digitale a norma è assicurata da tre strumenti: 

  • L’impronta di Hash: una funzione matematica univoca e unidirezionale, che rappresenta una sorta di "impronta digitale" dei dati. Se i dati sui quali è stato calcolato il valore di hash cambiano, il nuovo valore di hash sarà completamente diverso
  • La Firma Digitale equivale alla firma autografa. È unica e, secondo quanto espresso dal dettato normativo, viene vincolata ad una precisa tecnologia (crittografia asimmetrica)
  • La Marca Temporale, è un servizio offerto da un Certificatore Accreditato, che permette di associare data e ora certe e legalmente valide ad un documento informatico, consentendo quindi di associare una validazione temporale opponibile a terzi

Gli elementi costitutivi del processo di conservazione 

Gli oggetti della conservazione sono trattati dal sistema di conservazione in pacchetti informativi che si distinguono in:

  • Pacchetto di versamento (PdV): l’oggetto di conservazione digitale, è il flusso inviato dal  soggetto produttore al sistema di conservazione e consiste in uno o più file di dati contenenti i documenti informatici ed i relativi metadati da sottoporre a processo di conservazione
  • Pacchetto di archiviazione (PdA), composto dalla trasformazione di uno o più pacchetti di versamento secondo le specifiche contenute nell’allegato IV del DPCM 3 dicembre 2013. È costituito dall'Indice del PdA firmato e marcato, dai singoli documenti e dai rispettivi indici. Il processo di generazione del PdA, nella costruzione dell'indice (IPdA) garantisce il rispetto dello standard SInCRO (Supporto all’Interoperabilità) nella Conservazione e nel Recupero degli Oggetti digitali - UNI 11386:2010)

La Firma digitale e la Marca temporale sono apposte in fase di chiusura del pacchetto di archiviazione dal Responsabile del servizio della conservazione o da un suo delegato all’indice di conservazione (IPdA).

  • Pacchetto di distribuzione (PdD), messo a disposizione dell’Utente al fine di rendere disponibili le informazioni e l’insieme dei documenti conservati digitalmente, rispettando l’obbligo di esibizione dei documenti conservati. 

Operazioni dell’utente sulla Piattaforma

Attraverso il nostro My Archive presente in Piattaforma il Cliente potrà:

  • effettuare il controllo del singolo documento, verificando anche la correttezza del processo di conservazione applicata sul singolo documento all’interno del PdA 
  • effettuare il download del PdA completo
  • effettuare il download del PdD e del Software di visualizzazione, archiviando in autonomia, se necessario, l’intero pacchetto conservato a norma  

Il Manuale 

Il Manuale della Conservazione Digitale è un documento obbligatorio che deve illustrare dettagliatamente: 

  • l’organizzazione
  • i soggetti coinvolti 
  • i ruoli svolti dai vari soggetti 
  • il modello di funzionamento
  • la descrizione del processo
  • la descrizione delle architetture e delle infrastrutture utilizzate
  • le misure di sicurezza adottate 

In caso di affidamento del servizio di conservazione ad un conservatore accreditato, le Pubbliche Amministrazioni possono descrivere nel proprio manuale anche le attività del processo di conservazione affidate al conservatore accreditato, in conformità con il contenuto del manuale di conservazione predisposto da quest’ultimo, o rinviare, per le parti di competenza, al manuale del conservatore accreditato.

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