Gestione Pec aziendale

Con Pec Manager hai la gestione completa delle tue email e Pec aziendali

“Ti ho mandato una PEC, l’hai vista?”

Quante volte ti è capitato di perdere un’e-mail o, addirittura, di non gestire una PEC?

Attraverso un’unica piattaforma potrai gestire tutta la tua corrispondenza in modo facile ed efficiente

Principali vantaggi della gestione di email e PEC

Con il PEC Manager avrai la possibilità di gestire tutte le tue PEC aziendali e le tue email e di semplificare il lavoro visualizzando le nuove comunicazioni in modo chiaro e organizzato.

All'interno della nostra Piattaforma avrai tutte le PEC inviate/ricevute raggruppate per fascicolo che si popolerà progressivamente con le nuove comunicazioni. Saranno presenti anche le relative ricevute così da ridurre al minimo il rischio di errori.

Questo ti consentirà di trovare in modo facile e veloce tutte le comunicazioni intercorse con un singolo utente e avere all'interno dello stesso fascicolo tutte le ricevute di accettazione/ricezione.

Il tutto sarà poi automaticamente Conservato Digitalmente.

Il servizio fa per te se…
  • Vuoi semplificare la gestione delle tue caselle di posta elettronica e delle tue PEC;

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  • Alla casella PEC devono accedere più utenti e questo rende difficile monitorare il lavoro del singolo e del gruppo;

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  • Devi monitorare lo stato delle comunicazioni che invii e avere la certezza che siano arrivate a destinazione;

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  • Hai necessità di assegnare ad un team o persona specifica la competenza a rispondere alla PEC;

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  • Fascicolare le varie conversazioni a seconda del cliente o del fornitore di riferimento, personalizzando il nome del fascicolo ed il suo ID (numero di protocollo o altro);

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  • Vuoi trovare facilmente tutte le ricevute collegate alla comunicazione originale (apertura, accettazione etc);

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  • Avere automaticamente la conservazione digitale delle PEC fino a 10 anni con pieno valore legale.

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I dettagli del nostro gestionale PEC

La visualizzazione 

Ogni utente, effettuato il login alla Piattaforma, visualizzerà le comunicazioni a lui indirizzate in due modi:

  • Caselle: ogni PEC o e-mail è da considerarsi una casella

Se sono in possesso di 3 PEC e 2 e-mail avrò in Piattaforma 5 diverse caselle

  • Gruppi: le PEC o le e-mail vengono suddivise per gruppo di lavoro. Ad ogni gruppo, inoltre, potranno essere associate più PEC od e-mail e quindi, all’interno di un gruppo potrò avere più caselle

Se sono all’interno del gruppo marketing e del gruppo commerciale riceverò tutte le PEC indirizzate ai gruppi ai quali appartengo 

Ogni utente visualizzerà, quindi, le comunicazioni che saranno associate al suo account e potrà svolgere azioni sulle PEC/e-mail in base alla configurazione del suo profilo

 

I fascicoli

All’interno del PEC Manager tutte le comunicazioni, ricevute o create da e verso un utente, genereranno in automatico un fascicolo. 
Tutti i fascicoli si auto-popoleranno nel tempo con le nuove comunicazioni verso quell’utente specifico e ad ogni invio sarà poi associata la sua ricevuta, anch'essa presente direttamente nel fascicolo. 

All’interno della Piattaforma sarà possibile identificare i fascicoli per numero e oggetto, entrambi modificabili dagli utenti autorizzati. 

I fascicoli si diversificheranno tra loro in:

  • Nuovo: fascicolo con una o più comunicazioni all’interno ancora da leggere
  • Aperto: nessuna nuova comunicazione da leggere, ma stato della lavorazione del fascicolo ancora in atto
  • Chiuso: la lavorazione del fascicolo si può considerare conclusa. Nel caso in cui dovessero sopraggiungere nuove comunicazioni rispetto ad un fascicolo chiuso, questo in automatico si ripopolerà e si troverà nella sezione «nuovo»

La creazione dei fascicoli oltre a consentire un maggiore ordine delle comunicazioni, permettendo una ricerca facilitata nel motore interno alla Piattaforma, fornirà la possibilità di rendere il fascicolo “di proprietà” dell’utente che lo aprirà per primo

Nel caso in cui la persona in questione non debba o non possa gestire la PEC ricevuta, potrà assegnare il fascicolo ad un altro utente o gruppo di lavoro, che ne otterrà la responsabilità. 

Prima dell’assegnazione, in caso di necessità, l’utente potrà inserire una nota «post-it» con indicazioni o altro che verranno recapitate all’utente o gruppo designato. 

 

Il monitoraggio

Un ulteriore plus del servizio è garantito dal monitoraggio dello status delle ricevute delle PEC inviate in tempo reale. 

Entrando nel fascicolo di riferimento della comunicazione che ci interessa monitorare visionerò l’elenco delle comunicazioni inviate con i relativi stati:

  • Verde: PEC accettata e consegnata all’utente. In questo caso cliccando sul bottone verde potrò visionare le relative ricevute di accettazione e avvenuta consegna
  • Giallo: PEC spedita, accettata dal provider. La ricevuta di riferimento sarà solo relativa all’accettazione
  • Rosso: PEC non consegnata all’utente con relativa ricevuta per specificare l’anomalia dietro alla mancata ricezione della comunicazione da parte dell’utente

Una volta che la PEC sarà gestita e il fascicolo chiuso verrà poi portata automaticamente in Conservazione Digitale per garantirne la validità a norma di legge per 10 anni. 

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