CONSERVAZIONE DIGITALE A NORMA
La conservazione sostitutiva, la cui nomenclatura corretta è conservazione digitale a norma, è l’iter informatico che consente di: proteggere, custodire e assicurare il valore legale dei documenti informatici all’interno del sistema di gestione documentale.
Indice dei contenuti:
Conservazione digitale a norma di legge
La conservazione digitale a norma è il processo che garantisce l’autenticità, l’integrità, l’affidabilità, la leggibilità e la reperibilità dei documenti informatici come previsto dal Codice dell’Amministrazione Digitale, noto anche come CAD, e dalle vigenti Linee Guida AgID.
Questo tipo di processo, a differenza di quello relativo alla sola archiviazione del documento, consente di avere un’efficacia probatoria attestata grazie alla sottoscrizione elettronica, ovvero firma digitale, all’apposizione della marca temporale e all’impronta di hash.
Tali garanzie civilistiche consentono la protezione a norma di legge dei documenti per una durata di dieci anni, sia nel loro passaggio dall’analogico al digitale sia nel caso di un documento nato digitale.
Quando è obbligatoria la conservazione digitale?
La conservazione digitale dei documenti è sempre obbligatoria nel caso di fatture elettroniche e di documenti fiscalmente rilevanti e, in linea generale, per tutti quei casi in cui un documento nato digitale abbia una rilevanza civilistica (es. PEC, i contratti e i tutti i documenti firmati digitalmente).
Il processo di conservazione digitale tutela:
- l’integrità: certificando che il documento, dal momento della sottoscrizione non abbia mai subito modifiche e che sia quindi rimasto completo e inalterato
- l’autenticità: garanzia che il documento portato in conservazione sia effettivamente quello originariamente prodotto
- leggibilità: tutte le informazioni contenute nel documento saranno fruibili durante l’intero ciclo di gestione dello stesso
- il valore probatorio: grazie alla corretta conservazione del documento sarà possibile garantirne il valore giuridico per la durata di dieci anni. Di prassi, le aziende, sono tenute a conservare in formato digitale a norma tutti quei dati che possono essere oggetto di un futuro contenzioso o controllo.
Cosa dice la normativa
La conservazione digitale dei documenti è disciplinata dall’articolo 44 del Codice dell’Amministrazione Digitale (D. Lgs. 82/2005), secondo cui “il sistema di conservazione dei documenti informatici assicura, per quanto in esso conservato, caratteristiche di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità, reperibilità, secondo le modalità indicate nelle Linee guida”.
Come conservare i documenti digitali a norma
La conservazione digitale a norma è assicurata da tre strumenti:
- L’impronta di Hash: una funzione matematica univoca e unidirezionale, che rappresenta una sorta di "impronta digitale" dei dati. Se i dati sui quali è stato calcolato il valore di hash cambiano, il nuovo valore di hash sarà completamente diverso
- La Firma Digitale equivale alla firma autografa. È unica e, secondo quanto espresso dal dettato normativo, viene vincolata ad una precisa tecnologia (crittografia asimmetrica)
- La Marca Temporale, è un servizio offerto da un Certificatore Accreditato, che permette di associare data e ora certe e legalmente valide ad un documento informatico, consentendo quindi di associare una validazione temporale opponibile a terzi
Gli elementi costitutivi del processo di conservazione
Gli oggetti della conservazione sono trattati dal sistema di conservazione in pacchetti informativi che si distinguono in:
- Pacchetto di versamento (PdV): l’oggetto di conservazione digitale, è il flusso inviato dal soggetto produttore al sistema di conservazione e consiste in uno o più file di dati contenenti i documenti informatici ed i relativi metadati da sottoporre a processo di conservazione
- Pacchetto di archiviazione (PdA), composto dalla trasformazione di uno o più pacchetti di versamento secondo le specifiche contenute nell’allegato IV del DPCM 3 dicembre 2013. È costituito dall'Indice del PdA firmato e marcato, dai singoli documenti e dai rispettivi indici. Il processo di generazione del PdA, nella costruzione dell'indice (IPdA) garantisce il rispetto dello standard SInCRO (Supporto all’Interoperabilità) nella Conservazione e nel Recupero degli Oggetti digitali - UNI 11386:2010). La Firma digitale e la Marca temporale sono apposte in fase di chiusura del pacchetto di archiviazione dal Responsabile del servizio della conservazione o da un suo delegato all’indice di conservazione (IPdA).
- Pacchetto di distribuzione (PdD), messo a disposizione dell’Utente al fine di rendere disponibili le informazioni e l’insieme dei documenti conservati digitalmente, rispettando l’obbligo di esibizione dei documenti conservati.
Tutti i tuoi documenti, legalmente vincolanti, sono portati correttamente in Conservazione Digitale a norma?
Domande frequenti
Quando è obbligatoria la conservazione sostitutiva?
La conservazione digitale dei documenti è sempre obbligatoria nel caso di fatture elettroniche e di documenti fiscalmente rilevanti e, in linea generale, per tutti quei casi in cui un documento nato digitale abbia una rilevanza civilistica (es. PEC, i contratti e i tutti i documenti firmati digitalmente).
Come si conserva un documento digitale a norma di legge?
Questo tipo di processo avviene grazie alla sottoscrizione elettronica, ovvero firma digitale, all’apposizione della marca temporale e all’impronta di hash, al documento da portare in conservazione.