Digital trasformation e dematerializzazione dei documenti

Dal 2005 con l’introduzione del Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD) alle imprese è stato chiesto di impegnarsi nella semplificazione dei processi aziendali possibile grazie all’adozione di soluzioni tecnologiche sempre più avanzate. L’adozione di queste soluzioni ha consentito alle aziende di ottimizzare e ridurre i costi di gestione delle risorse permettendo alle aziende di rimanere competitive  sul mercato e di migliorare i rapporti con i propri clienti, fornitori, partner e stakeholder.

Quali sono i vantaggi nel dematerializzare i documenti?

È importante prima di tutto specificare cosa si intenda per dematerializzazione e cosa si intenda per  digitalizzazione dei documenti perché spesso queste procedure vengono  confuse.  Con il termine dematerializzazione si intende quella procedura utile a produrre un documento digitale in grado di sostituire a tutti gli effetti di legge il documento cartaceo mentre con digitalizzazione dei documenti si intente la produzione nativa e diretta della documentazione in ambiente digitale. I vantaggi di utilizzare tali procedure sono quelli di ottimizzare i processi, di ottenere un notevole risparmio in termini di tempo, risorse, costi e di rendere più semplice l’accesso alle informazioni.  Inoltre  grazie alla conservazione sostitutiva dei documenti in digitale è possibile garantirgli tenuta nel tempo e validità legale.  Affinché le Aziende soprattutto le PMI abbraccino la dematerializzazione consigliamo di adottare una tecnologia scalabile e modulare con diversi livelli di servizio che si integri con i sistemi già presenti, meglio se con un approccio Platform in SaaS. Migliorare i processi interni delle aziende fa aumentare il loro valore e consente di posizionarsi nei mercati in cui opera in modo efficace ed efficiente

Quali sono le sfide digitali che le aziende devono affrontare?

Senza un obbligo di legge si è visto come sia difficile, per una naturale resistenza al cambiamento nelle aziende, percepire questi strumenti innovativi come una reale opportunità. Tuttavia proprio grazie alla spinta legislativa in questi anni le aziende hanno iniziato a comprendere come la tecnologia inserita all’interno dei processi aziendali potesse dare i suoi frutti. In questo scenario l’informatica ha iniziato a non venire più considerata un costo per le imprese ma un’utilità grazie alla quale crescere. La digital transformation ha modificato in modo sostanziale la cultura aziendale cambiando gli approcci all’interno delle strategie aziendali, dalla creazione dei prodotti fino all’organizzazione interna e del marketing. Si può affermare che la trasformazione digitale ha rivoluzionato le imprese e si è dimostrata irrinunciabile per tutte quelle aziende che intendano affrontare le sfide del mercato. Competere nei prossimi anni significa trasformare radicalmente le aziende, i loro prodotti o servizi e introdurre a supporto del processo l’innovazione digitale.

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