Le scritture contabili

La loro conservazione non è una scelta ma un obbligo di legge e a definirlo sono le norme del Codice civile (art. 2214 c. c.) e le disposizioni tributarie, tanto che all'imprenditore incombe l'obbligo di tenere i libri contabili, i quali possono fare prova a suo favore, ovvero assolvono all’effetto probatorio nei confronti di terzi, solo se tenuti in maniera regolare e completa. Le scritture contabili hanno lo scopo di rappresentare le operazioni economiche e gli elementi patrimoniali dell'impresa, alcune sono obbligatorie, come il libro giornale ed il libro degli inventari caratterizzate anche da una efficacia giuridica dipendente dalla veridicità del fatto registrato. In merito alla documentazione contabile tributaria, il contribuente deve tenere i registri IVA vendite, acquisti, corrispettivi e fatture emesse mentre, per i redditi, si contempla la tenuta dei registri dei beni ammortizzabili e, se ricorrono le condizioni, del magazzino.

 

Obbligo conservazione scritture contabili

Vediamo quali sono gli obblighi di tenuta e di conservazione delle scritture contabili. Circa il periodo di conservazione, sotto il profilo civilistico ai sensi dell’art. 2220 c. c., il termine è fissato in 10 anni dall’ultima registrazione obbligatoria mentre, per il fiscale, l’art. 22, comma 2, D.P.R. n. 600/1973 stabilisce che il contribuente è obbligato a custodire i documenti contabili fino a quando non siano definiti gli accertamenti relativi al corrispondente periodo d’imposta, anche oltre il termine stabilito dall’art. 2220 c.c. o da altre leggi tributarie, salvo il disposto dell’art. 2457 c.c., riguardante la sostituzione degli amministratori.

Occultamento e distruzione di scritture contabili.

Avendo definito, ai sensi della normativa civilistica e tributaria, l’obbligo di tenuta e conservazione delle scritture contabili emerge porre in evidenza, le modifiche all’art. 10, D.Lgs. n. 74/2000 che sono intervenute con il decreto fiscale 2020 (D.L. n. 124/2019), che punisce con la reclusione chiunque occulta o distrugge in tutto o in parte le scritture contabili o i documenti di cui è obbligatoria la conservazione, in modo da non consentire la ricostruzione dei redditi o del volume di affari.

Il decreto fiscale collegato alla legge di Bilancio 2020 inasprisce le pene con la reclusione da 3 a 7 anni (e non più da 1 anno e 6 mesi a 6 anni) e lo scopo della disposizione è quello di assicurare un corretto svolgimento dell’attività degli organi di verifica fiscale.

Tuttavia è necessario fare un distinguo tra occultamento e distruzione, per l’occultamento penalmente rilevante, non è sufficiente la mancata presenza della documentazione nel luogo dichiarato ma è necessario che l’omissione sia stata volontariamente predisposta al fine di impedire la sua acquisizione agli organi di controllo mentre si ha la distruzione quando le scritture contabili o i documenti siano stati fisicamente eliminati attraverso altro mezzo come, per esempio, incendio, triturazione, abrasioni e cancellature. Il dolo non viene riconosciuto dalla Giurisprudenza quando il volume di affari ed il risultato economico può essere ricostruito mediante altra documentazione tributaria.

Scegliere consapevolmente un sistema di conservazione digitale sicuro e a norma

Scegliere di conservare digitalmente, mediante un processo legalmente riconosciuto, ed assolvere contemporaneamente agli obblighi fiscali e civilistici è oggi, una scelta consapevole e sicura.  Ai sensi del DECRETO 17 giugno 2014 (Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione su diversi tipi di supporto): qualsiasi documento informatico a rilevanza fiscale – tributaria se conservato a norma, in caso di verifiche, controlli o ispezioni, può essere esibito o riprodotto su un diverso tipo di supporto che non sia strettamente analogico. Essere a “norma” è una garanzia per se stessi, perché la gestione in modalità digitale oltre ad un evidente saving, ad esempio, per il diverso assolvimento dell’imposta di bollo sul libro giornale, o sui costi di stampa, per lo stoccaggio fisico, per l’ottimizzazione dell’impiego delle risorse, per la ricercabilità dei documenti nel tempo, ottempera a quel valore di sostenibilità imprenditoriale ed integrazione-comunicazione dei sistemi tra le aree e le risorse aziendali.

Scegliere un Conservatore Accreditato AgID, l’Agenzia per l’Italia Digitale che ha il ruolo di Accreditare i Conservatori e garantirne la Vigilanza, è la scelta concreta per non incorrere in eventuali sanzioni e farsi supportare verso il cambiamento senza alcun rischio.

 

Barbara Barbaro ©

Responsabile Business Unit Innovazione e Conservazione Digitale 

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