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Pubblicate le Regole tecniche in materia di conservazione e protocollo informatico in GU Serie Generale n.59 del 12-3-2014 – Suppl. Ordinario n.20

Il 12 marzo 2014, sono stati pubblicati – nel Supplemento Ordinario n. 20 della Gazzetta Ufficiale n. 59 –  il d.p.c.m. 3 dicembre 2013“Regole tecniche in materia di sistema di conservazione ai sensi degli articoli 20, commi 3 e 5-bis, 23-ter, comma 4, 43, commi 1 e 3, 44 , 44-bis e 71, comma 1, del Codice dell’amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005” e il d.p.c.m. 3 dicembre 2013, “Regole tecniche per il protocollo informatico ai sensi degli articoli 40-bis, 41, 47, 57-bis e 71, del Codice dell’amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005”.

Al trentesimo giorno successivo alla pubblicazione in Gazzetta Ufficiale, i due decreti entreranno in vigore e saranno abrogate le precedenti fonti di riferimento e segnatamente la Delibera Cnipa 19 febbraio 2004, n. 11 e il d.p.c.m. 31 ottobre 2000.

I sistemi di conservazione dovranno adeguarsi operativamente alla nuova disciplina entro il termine di trentasei mesi decorrente dall’entrata in vigore del d.p.c.m.

  • Tra le novità più importanti, segnaliamo:
  • il ruolo del responsabile della conservazione di cui sono definiti espressamente i compiti e conseguentemente i profili di responsabilità, tra cui il coordinamento fra le sue attività e quelle del responsabile del trattamento dei dati personali.

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  • i requisiti che il sistema di conservazione deve garantire, ovvero l’accesso all’oggetto conservato, per il periodo conservato dalla norma, indipendentemente dall’evolversi del contesto tecnologico. Tali requisiti dovranno essere assicurati mediante la predisposizione di un processo di conservazione attraverso cui si provveda, in estrema sintesi, all’acquisizione e alla verifica del pacchetto di versamento, alla generazione del rapporto di versamento, alla preparazione del pacchetto di archiviazione sottoscritto con firma digitale o firma elettronica qualificata del responsabile della conservazione e, infine, alla preparazione del pacchetto di distribuzione, sempre sottoscritto con firma digitale o firma elettronica qualificata.

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