Nuovo regolamento per l’archiviazione elettronica

Il regolamento

Il regolamento eIDAS entrato in vigore nel 2016 prevede l’equiparazione a livello legale del documento digitale con quello cartaceo e delinea quella che è la disciplina relativa all’archiviazione elettronica dei documenti digitali.
La proposta avanzata dalla Comunità europea di modifica del regolamento ha lo scopo di delineare un quadro d’identità digitale comune e creare in merito all’archiviazione digitale qualificata delle regole standardizzate.

Questo perché come si legge nel testo della proposta:

“Molti stati membri hanno introdotto requisiti nazionali per i servizi che forniscono un’archiviazione digitale sicura e affidabile al fine di consentire la conservazione a lungo termine di documenti elettronici e per i servizi fiduciari associati. Al fine di garantire la certezza del diritto e la fiducia è fondamentale fornire un quadro giuridico che agevoli il riconoscimento transfrontaliero dei servizi di archiviazione elettronica qualificati. Tale quadro potrebbe inoltre aprire nuove opportunità di mercato per i prestatori di servizi fiduciari dell’Unione.”

Pertanto è fondamentale che a livello nazionale si evitino normative parallele o peggio contradittorie rispetto a quanto stabilito in Europa. 

L’articolo 45 octies

Nel nuovo regolamento emerge a tale scopo l’articolo 45 octies nel quale viene specificato quali siano i requisiti e le regole tecniche a cui attenersi obbligatoriamente per il servizio di archiviazione qualificata che può essere erogato solo da un prestatore di servizi fiduciari qualificato che utilizza procedure e tecnologie che estendano la validità del documento elettronico nel tempo.
Quest’unico articolo stabilisce due importanti regole.
La prima è che ci si riferisce solo a servizi qualificati, la seconda è che la Commissione deve stabilire delle regole tecniche comuni che possano essere Per comprendere come mai nel nuovo regolamento l’archiviazione digitale sia associata alla conservazione digitale è importante esplicitare i due nuovi punti della proposta dove viene data una nuova definizione di archiviazione elettronica:

47) “archiviazione elettronica”, un servizio che consente la ricezione, la conservazione, la cancellazione e la trasmissione di dati o documenti elettronici al fine di garantire l’integrità, l’esattezza dell’origine e le caratteristiche giuridiche di tali dati o documenti per tutto il periodo di conservazione”.

48) “servizio di archiviazione elettronica qualificato”, un servizio che soddisfa i requisiti di cui all’articolo 45 octies”. Quindi la definizione di archiviazione elettronica “contiene” quella di conservazione.

Future implicazioni nazionali

Sul sito dell’Agenzia per l’Italia Digitale si descrive la conservazione come “l’attività volta a proteggere e custodire nel tempo gli archivi di documenti e dati informatici”. Le attuali regole emesse da AgID tramite le Linee guida e il Regolamento indicati in precedenza non garantiscono a priori coordinamento e equilibrio con la normativa comunitaria. In tal senso, attenta e puntuale dovrà essere l’azione istituzionale dell’Italia nelle sedi preposte a tutela delle scelte innovative attuate in oltre 25 anni sul tema della trasformazione digitale.

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